Unsere Kunden in der PR-Agentur kommen in erster Linie aus den Bereichen Reise/ Tourismus/ Hotellerie und Gastronomie. Daher sind Pressereisen für uns ein beliebtes PR-Instrument. Wir haben für Sie die besten Tipps für eine gelungene Pressereise zusammengefasst und sagen Ihnen auch, was Sie vermeiden sollen, damit eine Pressereise das gewünschte Ergebnis erzielt.

 

Pressereisen sind ein allseits beliebtes Instrument der PR. Auf der einen Seite haben Hotels, Gastronomen, Reiseveranstalter die Möglichkeit, sich und ihr Produkt von der besten Seite zu zeigen. Andererseits sind Pressereisen für viele Journalisten eine beliebte Abwechslung vom Redaktionsalltag, der ihnen oft auch einen Blick hinter die Kulissen erlaubt. Da Pressereisen mit einem großen organisatorischen und finanziellen Aufwand verbunden sind, sollten Sie im Vorfeld bei der Planung einer Pressereise schon einige Punkte beachten:

 

Hier unsere 10 TIPPS FÜR EINE GELUNGENE PRESSEREISE

1. Das Thema

Kaum ein Medium schreibt nur über ein Hotel. Und schöne Zimmer hat heutzutage auch fast jeder Betrieb. Der Anlass der Pressereise sollte dem Journalisten einen Anreiz bieten, einen Newsfaktor, einen Mehrwert! Überlegen Sie sich im Vorfeld, was die Medien aus ihrem Umfeld interessieren könnte. Eine neue Farbgestaltung der Zimmer oder eine neue Sauna lockt niemanden hinter dem Ofen hervor.

 

2. Welche Medien

Bedenken Sie, dass ein Journalist immer für seine Leser schreibt. Machen Sie sich im Vorfeld Gedanken darüber, in welche Zeitschrift, in welches Magazin ihr Thema passen könnte.

 

3. Das Programm

Je nach Destination dauern Pressereisen in der Regel zwischen zwei und sieben Tagen. Planen Sie ein abwechslungsreiches Programm, das den Journalisten einen maximalen Einblick in ihr Produkt, ihre Region, ihr Haus gibt, aber beachten Sie, dass die Journalisten auch Freiräume brauchen. Überfrachten Sie das Programm nicht! Jeder Medienvertreter braucht auch Zeit für sich, um sich auf eigene Faust umzusehen und Eindrücke zu sammeln oder das Angebot auch einmal entspannt genießen zu können. Also unbedingt etwas Freiraum für individuelle Gestaltung einplanen.

 

4. Zeitplanung

Gerade Reise-Journalisten sind viel unterwegs. Beginnen Sie mit der Planung Ihrer Pressereise mindestens ein halbes Jahr im Voraus, oder länger. Sobald Thema und die Eckpunkte des Programms stehen, schicken Sie ein „Save the Date“ an die ausgewählten Medien. Die Einladung zu einer Pressereise sollte mindestens drei bis vier Monate im Voraus erfolgen.

5. Größe der Pressegruppe

Unsere Empfehlung ist es, nur eine überschaubare Gruppe zu einer Pressereise einzuladen, damit Sie sich auch wirklich individuell mit den Journalisten auseinandersetzen und auf deren Wünsche und Bedürfnisse eingehen können. Aus meiner Erfahrung ist eine Gruppe von 5- 8 Journalisten ideal. Machen Sie nicht den Fehler, dass Sie zu viele Medien im Vorfeld ansprechen und dann einigen Journalisten wieder absagen müssen, weil sie zu wenige Zimmer oder Plätze haben.

 

6. Die Anreise

Bei Pressereisen in Österreich ist es üblich, dass die Journalisten individuell anreisen. Manchmal werden aber auch gemeinsame Transfers angeboten. Bei Pressereisen ins Ausland, bei Flug- oder Bahnreisen, empfehle ich, die Flüge vor der Buchung mit jedem Journalisten inidividuell abzustimmen. Ich halte es meistens so, dass ich eine optimale Flugverbindung suche, diese dem Journalisten vorschlage und gleichzeitig frage, ob er mit diesem Flug einverstanden ist.

 

7. Gute Presseunterlagen

Auch wenn der Journalist bei einer Pressereise seine eigenen Eindrücke sammelt, so empfehlen wir, dem Journalisten auch gutes Pressematerial zur Verfügung zu stellen. In die Pressemappe gehören ein Basispressetext, eine Information zum aktuellen Anlass/ Thema, ein Fact Sheet sowie ein USB-Stick mit einer Foto-Auswahl. Natürlich können Sie dem Journalisten auch ihre neueste Broschüre aufs Zimmer legen. Und über ein kleines Give-away freuen sich die meisten Journalisten auch.

 

8. Während der Pressereise

Klären Sie im Vorfeld der Pressereise, welche Leistungen während der Reise inkludiert sind. Ich habe dazu einen Modus gefunden, der gut praktikabel ist und auch von allen Medienvertretern gut aufgenommen wird. Bei allen im Programm aufgeführten Punkten sind die Leistungen inkludiert. Beim gemeinsamen Abendessen laden wir selbstverständlich auch auf die Getränke ein, wenn ein Programmpunkt „Spa“ lautet, dann schlagen wir dem Journalisten zwei oder drei Behandlungen vor, die er complimentary testen kann. Sollte einmal ein halber Tag zur freien Verfügung stehen, ist das Essen nicht inkludiert. Ebenso weisen wir darauf hin, dass persönliche Ausgaben an der Bar etc. vom Journalisten selbst übernommen werden müssen. Wenn wir allerdings nach dem gelungenen Abendmenü noch gemeinsam einen Absacker an der Bar bestellen, dann übernehmen wir Einladende natürlich wieder die Runde.

 

9. Sonderwünsche

Im Laufe der Jahre war ich schon mit den abstrusesten Sonderwünschen konfrontiert. Manche Journalisten wollen den Partner auf Pressereise mitnehmen, die anderen wiederum sind allergiegeplagt, andere brauchen stundenlang kostenfreies W-Lan, um ihre Texte schreiben und schicken zu können. Mein persönlicher Tipp: Seien Sie ein guter Gastgeber, es lohnt sich in jedem Fall – wobei ich Sonderwünsche immer im Kontext sehe. Die Gruppe, das Thema geht vor. Die Mitnahme eines Partners akzeptieren wir in der Regel nur dann, wenn er selbst auch journalistisch tätig ist und einen Bericht publiziert.

 

10. Am Ende der Pressereise

Bedanken Sie sich bei den Journalisten für den Besuch, für ihre Zeit, bieten Sie die Möglichkeit, dass man Sie kontaktieren kann, wenn noch Fragen auftauchen, aber machen Sie nicht den Fehler, die Journalisten zu fragen, ob Sie den Bericht vorab lesen dürfen. Das ist ein absolutes No-Go. Allerdings haben Sie das Recht, persönliche Zitate freizugeben. Drängen Sie die Journalisten auch nicht, Ihnen das Veröffentlichungsdatum zu sagen. Meistens wissen sie zum Zeitpunkt der Pressereise noch nicht, wann der Artikel erscheinen wird. Wenn die Pressereise gelungen war und Sie mit den Medienvertretern ein gutes Einvernehmen herstellen konnten, dann werden Ihnen die Journalisten die Berichte ohnehin schicken.